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员工动力不足干不成工作怎么办? 管理方法

日期:2019/10/01

  企业要运转,就要不断地通过员工完成各种各样的任务来实现。而需要员工去完成的任务,完全可以看成是员工需要去解决的问题,然后要求员工做出答案。

  对于小微企业来说,特别是三四线城市的小微企业来说,其当下的人员素质构成情况,和地方人力资源市场的情况,往往使招聘和雇佣具有较高素质的员工成为难题。

  也就是说,大量的小微企业,需要雇佣学历不那么高,素质不是那么强,脑袋不那么聪明的员工,来解决企业运营中的各种问题,所以,如何管理和使用这些员工,就成了一个很有价值的问题。

  对于很多企业的职业经理人来说,上面的问题,会使他们遇到“巧妇难为无米之炊”的窘况。在如此的情况下,努力去找到一个合理的解决办法才是一个积极有效的心态。在我这几年遇到的一些同行和客户的管理人员中,有些人对于这个问题,确实有一些便于操作,并有相当效果的手段。在他们身上,我也确实学到了一些东西。在这里,我要感谢所有在我以前工作中,有心或者无心促使我经验和能力进一步提升的人。

  但是不可否认的是,这些即好操作,又有效果的手段,都有这样那样的短板。比如对管理人员的依赖太强,一旦有人离职,就会让情况回到从前;比如对公司用工成本造成很大的影响;比如仅能解决单部门或某个工作的问题,而不能进行全局性性问题的解决等等。

  对于这个问题,我之前在一些项目中,曾经提出过短期内以“制表合一”的思路来进行流程和报表系统优化来解决,长期以激发性的培训和员工评价(即通过:PK,竞聘,等手段)促使员工提升来解决。并配合企业用人理念的改变和企业文化的烘托。

  假如我们模拟一个情况,把这道题当成给员工的任务,下发给公司里面的每个员工。然后去看有多少员工能够算出准确的结果。

  那么我觉很可能的情况是:对于一二线城市的某个小微企业来说,会有70~80%的员工能够在1.5分钟内求出x、y的值。而对于三四线城市的另一个小微企业来说,就会出现70~80%的员工不知如何入手或花费很多倍的时间来取得结果(这两种结果之下,两个企业的运营效率可能就高下立判了)。

  如果是有印象的读者,或者家里有十几岁孩子的读者应该知道这类题,有个名字叫做“二元一次方程组”,是初中一二年级数学课的主要内容。而且我给出的,是一道非常简单的题。所以我并非强人所难。我觉的即使完全忘记了那点数学知识,光从简单的逻辑层面,也能计算准确的答案。

  我们可以再模拟一次,那么结果绝对是无论什么样的企业,只要接到任务的员工是认字的,都会在0.5分钟内,得出准确的结果。

  如果读者思路稍微清晰,看到这里可能已经发现了这两道数学题的关系和区别,为了清楚,我把两道题的关系写出来:

  现在既然两道题的关系已经明确了,也能够看出两种不同的题目,对员工做出答案效率的影响了。我们也就可以“举一反三”“推而广之”的找到一种思路,来降低员工当下能力不足,对企业运营效率的影响:

  把复杂的分析和操作过程从员工的工作中剥离,使员工能够以最快的速度完成工作。

  再具体和直白一点来说,就是把第一道的计算过程,通过一些途径解决,让员工从一开始,接到的就是最简单的加减法问题。我们可以把这些途径,都暂时简称为“任务转化机制”。

  在企业的实际管理操作中,这样的“任务转化机制”往往有两种:一种是依靠优秀的管理人员,由他们通过工作进行这种转化。另一种是通过企业管理系统支持,使企业的大量事务直接转化为员工能够快速准确完成的任务。

  以上两种,我觉的是短期,大量解决本文所提出问题最主要的办法。需要说明的是,我不认为短期的解决有唯一需要处理的,进行员工能力的提升,改变用人观念,和通过企业文化烘托都是必要的措施和手段。现在,就对“任务转化机制”的两种操作,直白一点的说明我的解决思路。对员工培训与提升,给出几点经验,并对用人机制与相关的企业文化做简要的说明。

  依靠优秀的管理人员来进行任务转化来,我觉的是要进行很多工作的。首先要做的,就是要选择具有解决问题能力的管理人员。其次要做的,就是要对这些管理人员进行培训,其培训的内容,可以简单总结成三个要点:第一是绝对不可以要求员工去做他做不了的事情;第二是由管理人员解决员工做不了的事情;第三是管理人员应该向员工给出最简单和清晰的工作指令。我觉得依靠优秀管理人员来进行“任务转化机制”的操作,是必不可少的一个部分。但是如果想完全依靠优秀的管理人员,也是存在一些问题的。以下三个问题就最为常见:

  我觉的,这三个问题,都是很现实的。就算刨除最麻烦的第一个问题,第二个和第三个问题也非常难以处理。一个50人规模的企业,其日常需运转的事务不会少于100种,相关工作节点更是不会少于1000个。企业大一些,到几百种事务,近万工作节点的企业也不再少数。而且管理人员事务繁忙,工作压力较大,其职位类型往往是“爬坡行”,面面聚到只能是一种幻想。

  所以,单纯的寄希望于依靠优秀的管理人员去实现“任务转化机制”是不稳妥或者是不现实的。而且过于依赖优秀的管理人员进行转化,也有可能造就出企业运营中,一个不可缺少的人(对于企业的经营,和股东的利益产生眼前看不见,未来干扰的影响)。

  说到这里,就要说到另外一种转化机制,企业管理系统的支持了。企业管理系统的支持这个话题一说起来,往往会很大。所以为了清楚,也为了读者能够在阅读本文后找到可行的方法。我集中在我提出的企业基础管理系统六个模块中的“流程与报表系统再造与优化”上来。

  企业可以通过流程的再造与优化,以及报表系统的再造与优化,实现一个覆盖面积更大,效率更高,低管理参与度的“任务转化机制”。我这么说的话,可能看起来就太“理论”了。所以我仍然采用最直白的话,来解释如何操作“流程与报表系统再造与优化”来建设一个全面的转化机制。

  其实“流程与报表系统再造与优化”的操作步骤和实质,说到底无非是三个步骤:

  2.搞清楚每件事,从产生到结束的过程是什么,具体到每个相关职位和每个节点的工作内容。

  3.按照上一项内容的结果,为每件事制作几个报表,每个报表都将相应工作节点员工的具体工作内容标上去,并直接在表上说明他该怎么做。

  如果再具体一点,我可以拿员工请假这个最常见的事情举例,来说明如何通过“流程与报表系统再造与优化”来实现“任务转化机制”。

  首先看一下员工请假这件事的背景,员工要请假,可能会造成员工本人工作停滞,所以需要确定是否会停滞,并可能需要有人接手他的工作。员工请假之后可能会调休,而调休之后的上班日期,可能不会有什么工作需要安排。员工的直接上级需要判断该员工请假不会有太大的负面影响才能审批,而且超过4天的假需要总经理审批。员工请假可能是结婚、得子、生病,需要公司做出必要的关怀活动。

  如此来说,请假这个事情很复杂,期间有多次的判断和交互,一环出错都有可能导致请假这一工作出现问题。如果没有“任务转化机制“,将员工请假这个事情简化到员工可以快速有效执行的程度。那么在员工请假这一事件的处理中,员工本人,部门经理,人事专员等相关岗位可能都会出现遗漏甚至错误。

  现在,我按照上面说的三件事去进行“流程与报表系统再造与优化”,来建造一个“任务转化机制”解决这个麻烦。(这里因为是做具体事例,所以第一个步骤越过,直接第二个步骤)。

  员工请假的过程是:员工提出申请——员工进行休假期间工作安排——工作暂代人明确可以接受工作——人事专员判断是否调休——人事专员确定调休安排——直接上级判断暂代人是否可暂代工作——直接上级判断员工休假对工作没有过大影响——直接上级判断是否需总经理审批——总经理审批——人事专员存档——人事专员通知员工休假——员工休假。

  现在进入第三个步骤,设计一张表格,也就是员工请假单。要求员工必须按照这个单子进行请假审批。

  如果员工按照这个请假单进行请假申请,则每个步骤,都会被引导按照一种相对清晰和完善的步骤进行。所有参与这件事的员工,都可以省略“思考”这一麻烦的过程。而更快速有效的完成了工作。安排和审批一个请假,也不再是素质不足员工无法胜任的工作。

  上面举得请假,只是一个简单的例子。如果能够按照这种思路,将企业中绝大多数日常发生的事务,都按照上面提出的思路进行”流程与报表系统再造与优化“。那么就可以建立起一个有效的”任务转化机制“。并以此降低员工素质对企业运营效率的影响。

  上面提到的”任务转化机制“,是一个短期快速的解决问题的办法。这个办法虽然着眼点在短期,但就企业长久经营来说,价值也非常大。

  以前曾经看过一个漫画,意思是说,企业里面,不能让员工失去思考的机会。员工失去思考的机会,就是在丧失思考的能力。员工丧失思考能力的最终结果,是让企业的人力资本贬值,并限制企业未来的发展潜力。

  员工培训与提升的问题,依然是一个很大的问题。所有做人力资源的都能说出几点来。就本文的内容来说,并不是想以这个问题为核心。但是因为和内容相关,我也简单说几个我的经验。

  让员工之间有比较。比如培训,要评价要评分,要公示。比如做A3表格,也最好让两个及以上的人做,要公示要评价。管理成熟的企业中,总是有很多绩效之类的东西做评价。但是在培训这种关系到个人能力甚至智商的问题上。简单的一个对比,往往能带来意想不到的效果。

  另外还有两个方面:一个是用人理念的改变,还有一个是企业文化的烘托,前者来说,在什么时期,需要什么样的人,招聘什么样的人,淘汰什么样的人等等这类思路,要非常的清晰。操作的决心,也要相对的坚决。毕竟企业的进一步发展,首先要依靠的,和最离不开的都是“人”。后面一个,良好的企业文化,意味着与企业经营与发展配套的员工价值观。如果企业的价值观有问题,那么,以上的所有操作都会遇到阻碍。

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